1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее - Политика) составлена в соответствии с требованитями п. 2 ст. 18.1 Федерального закона Российской Федерации «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года (ред. от 22.02.2017), а также иных нормативно-правовых актов Российской Федерации в области защиты и обработки персональных данных и действует в отношении всех персональных данных (далее - Данных), которые Организация (далее – Оператор, общество) может получить от субъекта персональных данных, являющегося стороной по гражданско-правовому договору (далее – Субъект), а также от субъекта персональных данных, состоящего с Оператором в отношениях, регулируемых трудовым законодательством (далее – Работник).

1.2. Оператор обеспечивает защиту обрабатываемых персональных данных от несанкционированного доступа и разглашения, неправомерного использования или утраты в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», Постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», Постановления Правительства РФ от 01.11.2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», иных нормативных правовых актов, изданных уполномоченными органами.

2. Изменение Политики

2.1. Политика размещается в электронном виде на сайте Оператора по адресу kokos.moscow (далее – Сайт).

2.2. Оператор имеет право вносить изменения в настоящую редакцию Политики. При внесении изменений в заголовке Политики указывается дата последней редакции. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на Сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.

3. Термины и принятые сокращения

Персональные данные (ПД) – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

Распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).

Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Информационная система персональных данных (ИСПД) – совокупностьсодержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

Персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных – ПД, доступ к которым неограниченного круга лиц предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе.

4. Обработка персональных данных

4.1. Получение ПД

4.1.1. Все ПД следует получать от самого субъекта. Если ПД субъекта можно получить только у третьего лица, Субъект должен быть уведомлен об этом или от него должно быть получено соответствующее согласие.

4.1.2. Оператор должен сообщить Субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения ПД, характере подлежащих получению ПД, перечне действий с ПД, сроке, в течение которого действует согласие и порядке его отзыва, а также о последствиях отказа Субъекта дать письменное согласие на их получение.

4.1.3. Документы, содержащие ПД, создаются путем:

копирования оригиналов документов (паспорт, документ об образовании, свидетельство ИНН, пенсионное свидетельство и др.);

внесения сведений в учетные формы;

получения оригиналов необходимых документов (трудовая книжка, медицинское заключение, характеристика и др.).

4.2. Обработка ПД

4.2.1. Обработка персональных данных осуществляется:

с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
без согласия Субъекта в случаях, когда обработка персональных данных необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации функций, полномочий и обязанностей;

без согласия Субъекта в случаях, когда осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе (далее – персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных).

4.2.2. Цели обработки персональных данных:

осуществление Обществом трудовых правоотношений с физическими лицами;

осуществление Обществом гражданско-правовых отношений с контрагентами по гражданско-правовым договорам.

осуществление работ\услуг или дистанционной продажи;

отправка на электронный адрес уведомлений, в том числе касающихся предоставляемых работ\услуг;

отправка ответов на возникшие вопросы и обращения;

отправка информационных рассылок, в том числе рекламного характера, с целью уведомления об акциях, товарах, услугах и работах Оператора.

4.2.3. Категории субъектов персональных данных.

Оператором обрабатываются ПД следующих субъектов ПД:

физических лиц, состоящих с Обществом в трудовых отношениях;

физических лиц, являющихся близкими родственниками работников Общества;

физических лиц, уволившихся из Общества;

физических лиц, являющихся кандидатами на заключение трудового договора с Обществом;

физических лиц, состоящих с Обществом в гражданско-правовых отношениях;

физических лиц, являющихся должностными (уполномоченными) лицами юридических лиц, состоящих с Обществом в гражданско-правовых отношениях.

4.2.4. ПД, обрабатываемые Оператором:

данные, полученные при осуществлении трудовых отношений;

данные, полученные для осуществления отбора кандидатов на работу;

данные, полученные при осуществлении гражданско-правовых отношений.

4.2.5. Обработка персональных данных ведется:

с использованием средств автоматизации;

без использования средств автоматизации.

4.3. Хранение ПД

4.3.1. ПД Субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

4.3.2. ПД, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах в охраняемых помещениях с ограниченным правом доступа к ним.

4.3.3. ПД Субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках (вкладках).

4.3.4. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих ПД, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в ИСПД.

4.3.5. Хранение ПД в форме, позволяющей определить субъекта ПД, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

4.4. Уничтожение ПД

4.4.1. Уничтожение документов (носителей), содержащих ПД производится путем сожжения, дробления (измельчения). Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.

4.4.2. ПД на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.

4.4.3. Уничтожение производится внутренней комиссией Оператора. Факт уничтожения ПД подтверждается документально акт

4.5.1. Оператор передает ПД третьим лицам в следующих случаях:

если Субъект выразил свое согласие на такие действия;

если передача ПД предусмотрена российским или иным применимым законодательством в рамках установленной законодательством процедуры.

4.5.2. Перечень третьих лиц, которым передаются ПД без согласия и уведомления Субъекта:

Пенсионный фонд РФ для учета (на законных основаниях);

налоговые органы РФ (на законных основаниях);

Фонд социального страхования (на законных основаниях);

Территориальный фонд обязательного медицинского страхования (на законных ом об уничтожении носителей, подписанным членами комиссии.

4.5. Передача ПД

основаниях);

страховые медицинские организации по обязательному и добровольному медицинскому страхованию (на законных основаниях);

банки для начисления заработной платы (на основании договора);

органы МВД (в случаях, установленных законодательством)

иные лица в соответствии с действующим законодательством.

5. Защита персональных данных

5.1. В соответствии с требованиями нормативных документов Оператором создана система защиты персональных данных (СЗПД), состоящая из подсистем правовой, организационной и технической защиты.

5.2. Подсистема правовой защиты представляет собой комплекс правовых, организационно-распорядительных и нормативных документов, обеспечивающих создание, функционирование и совершенствование СЗПД.
5.3. Подсистема организационной защиты включает в себя организацию структуры управления СЗПД, разрешительной системы, защиты информации при работе с сотрудниками, контрагентами и третьими лицами.

5.4. Подсистема технической защиты включает в себя комплекс технических, программных, программно-аппаратных средств, обеспечивающих защиту ПД.

5.5. Основными мерами защиты ПД, используемыми Оператором, являются:

5.5.1. Назначение лица, ответственного за обработку ПД, которое осуществляет организацию обработки ПД, обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением Оператором и его работниками требований к защите ПД.

5.5.2. Определение актуальных угроз безопасности ПД при их обработке в ИСПД, и разработка мер и мероприятий по защите ПД.

5.5.3. Разработка политики в отношении обработки персональных данных.

5.5.4. Установление правил доступа к ПД, обрабатываемым в ИСПД, а также обеспечения регистрации и учета всех действий, совершаемых с ПД в ИСПД.

5.5.5. Установление индивидуальных паролей доступа сотрудников в информационную систему в соответствии с их должностными обязанностями.

5.5.6. Использование сертифицированного антивирусного программного обеспечения с регулярно обновляемыми базами.

5.5.7. Использование сертифицированных программных средств защиты информации от несанкционированного доступа.

5.5.8. Использование сертифицированных межсетевого экрана и средств обнаружения вторжения.

5.5.9. Соблюдение условий, обеспечивающих сохранность ПД и исключающих несанкционированный к ним доступ.

5.5.10. Обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятия соответствующих мер.

5.5.11. Восстановление ПД, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.

5.5.12. Доведение до работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, положений законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, документов, определяющих политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных.

5.5.13. Осуществление внутреннего контроля.

6. Основные права субъекта ПД и обязанности оператора

6.1. Основные права субъекта ПД

6.1.1. Субъект имеет право на доступ к его персональным данным и следующим сведениям:

- подтверждение факта обработки ПД оператором;

- правовые основания и цели обработки ПД;

- цели и применяемые оператором способы обработки ПД;

- наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к ПД или которым могут быть раскрыты ПД на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;

- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

- порядок осуществления и защиты субъектом ПД прав, предусмотренных действующим законодательством РФ;

- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку ПД по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу.

6.1.2. Субъект имеет право на обращения к Оператору и направлению ему запросов, а также на обжалование действий или бездействия Оператора.

6.2. Обязанности Оператора

6.2.1. Оператор обязан:

- при сборе ПД предоставить субъекту персональных данных по его просьбе информацию, касающуюся обработки его персональных данных;

- в случаях, если ПД были получены не от субъекта ПД, уведомить об этом Субъекта;

- при отказе в предоставлении ПД субъекту разъяснить последствия такого отказа;

- опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки ПД, к сведениям о реализуемых требованиях к защите ПД;

- принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты ПД от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения ПД а также от иных неправомерных действий в отношении ПД;

- давать ответы на запросы и обращения Субъектов ПД, их представителей и уполномоченного органа по защите прав субъектов ПД.